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存档未使用的SharePoint组件

存档未使用的SharePoint组件

也许有一天,你的SharePoint站点结构膨胀到无法管理的大小. 站点的导航可能会增长到一定的大小,使得用户在子站点和库之间导航变得非常困难.  也许是时候考虑将一些未使用的站点和库归档了, 如果您可以在这些归档站点中删除文件,可以减少屏幕混乱,并可能节省存储空间. 是时候计划归档未使用的SharePoint组件了...

SharePoint是什么?

SharePoint是一个已经存在多年的健壮的文档存储库. 具体地说, 在线SharePoint托管在云上,可以很容易地从任何地方访问(非常适合 远程工作者). 在SharePoint, 用户不仅拥有文档存储库, 但它还包括许多其他功能,如更改跟踪, 高级搜索, 工作流, 基于角色的安全性, 保留版本历史记录 移动文件 和很多 更多的!

归档是什么意思?

归档并不涉及SharePoint中的任何特定进程或设置.  在这种情况下, 归档意味着寻找未使用的站点, 子站, 列表, 库, 和文件,并通过一些方法删除访问它们的权限.  在删除访问权限后,给它一些时间来确认这些项目是否真的没有被使用.  如果用户注意到他们的工作流中缺少了什么, 它们可以识别项目并恢复访问权限.  此时,您可能决定删除已存档一段时间的项目.

存档站点,子站点,列表和图书馆

考虑归档这些SharePoint组件的主要原因是,它们会给站点的导航增加混乱.  用户可能会被不再使用的页面链接淹没.  如果您还没有创建任何自定义编码的站点导航, 归档这些文件可能与删除对组件的所有访问一样简单.  如果用户没有权限,SharePoint通常不会显示这些项目.

归档文件

存档文件的方法有很多种.  在您的归档策略中,跨所有库保持一致非常重要.  这样,如果文件被报告丢失,那么它们可能去了哪里就没有问题了.

文件归档的一个简单策略是在库中添加一个新的布尔值“Archive Flag”列.  确保您给它的列名是唯一的,并且在您的任何库中都没有使用列名来保持一致.  将库的视图配置为不显示标记为已归档的项.  恢复文件的访问就像调整存档标志一样简单.

另一个策略是为你的站点创建一个“存档库”.  你可以将你的SharePoint文件移动到这个新的库中.  如果在过去X天内没有被修改,工作流也可以设置为将文件移动到库中, 使这个过程相对快速地建立起来. 需要帮助存档未使用的SharePoint组件?  今天威尼斯人电玩城!

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